Ako radite u školi ili školi koja od vas zahtijeva da radite s više klijenata ili projekata, pravilan sistem arhiviranja je od kritičnog značaja. Postoji nekoliko metoda za podnošenje papira, ali na kraju bi vaš sistem trebao odražavati vaše potrebe. Najbolji način da se pripremite za efikasan sistem je da rezervišete nekoliko dana za rad samo na organizaciji.
Koraci
Metoda 1 od 3: Priprema za novi sistem arhiviranja
Korak 1. Prikupite sav materijal
Morate sastaviti svu svoju dokumentaciju prije nego što pokušate postaviti odgovarajući sistem. Prođite kroz sve lokacije koje možda imate papirologiju i sve ih stavite u jednu hrpu. Provedite vrijeme kako biste bili sigurni da možete pravilno objasniti sav aktivan i neaktivan posao koji imate.
- Planirajte unaprijed tako što ćete osloboditi prostor za rad na papirima.
- Ako prilagođavate tuđu dokumentaciju u novi sistem arhiviranja, uklonite sve dokumente iz postojećeg sistema. Bit će vam bolje da obrađujete sve dokumente i pripremite se za novi sistem.
Korak 2. Pregledajte sve dokumente
Ovo je težak dio procesa, ali je i ključan korak ka organizaciji. Odvojite sve datoteke na osnovu onoga što jesu, poput bankovnih izvoda, računa za kreditne kartice i plaćanja hipoteke. Možda izgleda dosadno, ali prođite kroz svaki dokument na hrpi kako biste utvrdili s čime radite.
- Ne morate čitati svaki rad, ali kratak pregled će vam pomoći.
- Post-it bilješke dobre su za označavanje važnih papira za koje znate da ćete morati potrošiti vrijeme.
Korak 3. Postavite hrpe
Kad počnete sređivati svoju dokumentaciju, bilo bi korisno da povezane dokumente držite zajedno. Sve papire koji se odnose na „Nickelback“klijenta mogli biste staviti u jednu hrpu. Drugi primjer je gomilanje vašeg rada na osnovu mjeseci.
- Osećaj hronološkog reda mogao bi biti koristan za vaše potrebe podnošenja.
- Odredite prioritete dok sređujete papirologiju. Kad vidite papire koji su izuzetno važni, stavite ih na vrh njihove gomile.
Korak 4. Smanjite koliko vam odgovara
Još jedna gomila koju možete stvoriti je gomila smeća. Ne morate baciti hrpu papira, ali nevažne papire morate odvojiti od ostalih hrpa. Možete čak i postaviti raznoliku hrpu gdje bi nasumični papiri mogli ići.
Ako ste 100% sigurni da vam ne trebaju neki papiri i ne možete povući održivu vezu do drugog dokumenta, odbacite ih. Proverite sa svojim nadređenima da li smete da bacite bilo šta pre nego što nešto nastavite
Korak 5. Koristite manila mape
Neka vam stvari budu jednostavne za vas pomoću jeftinih manila mapa. To neće naštetiti vašim sredstvima i omogućit će vam da primijenite bilo koji sistem arhiviranja koji želite. Paket manila mapa možete nabaviti u bilo kojoj trgovini uredskog materijala.
Korak 6. Prenesite hrpe
Koristite hrpe koje ste ranije ustanovili da posluže kao vodič za vaše mape. Uvjerite se da je sadržaj svake mape također organiziran. Sadržaj datoteke možete organizirati prema važnosti svakog rada ili prema hronologiji.
- Izbjegavajte slaganje sadržaja datoteke prema abecedi. Abecedna organizacija djeluje efikasnije za organiziranje grupa datoteka.
- Mape sa manilom stavite u ormar za arhiviranje dok punite fascikle.
Metoda 2 od 3: Stvaranje sistema koji vam odgovara
Korak 1. Koristite abecedni sistem arhiviranja
Abecedni sistem arhiviranja dobro funkcionira kada trebate dohvatiti imena ljudi, kupaca, autora, imena filmova, knjiga itd. Pod uslovom da koristite izraze koje je lako dohvatiti, abecedni sistem arhiviranja često je najlakši sistem za korištenje.
- Najbolji način za arhiviranje i preuzimanje datoteka je označavanje svake datoteke. Mape Manila imaju dodatnu karticu dizajniranu za označavanje datoteka koja će vam olakšati proces pretraživanja.
- Ako obrađujete klijente, efikasnije je alfabetiranje prema prezimenu.
- Ako imate mnogo datoteka, razmislite o tome da napravite odjeljke sa slovima koji će vam pomoći u organizaciji. Pregrade su velike i jednostavno sadrže jedno slovo. Slova možete podijeliti i u parove poput "A-D" ili "F-K".
Korak 2. Koristite lokalni redoslijed
Kada radite ili učite na različitim predmetima, redoslijed predmeta ili tema može biti vrlo koristan način za preuzimanje informacija. Na primjer, ako studirate pravo, mogli biste imati predmetne naslove ugovora, ustavno pravo, delikte, upravno pravo, međunarodno pravo itd.
- Najbolji način za organiziranje aktuelnih informacija je putem razdjelnika odjeljaka. Označite razdjelnike odjeljaka na osnovu sadržaja, poput "Admin zakona".
- Ovaj sistem najbolje funkcionira ako imate nekoliko različitih tema. Ako ne, ostat ćete s jednim ili dva razdjelnika i nećete imati mnogo organiziranog sistema.
Korak 3. Pokušajte s numeričkim podnošenjem
Ova vrsta arhiviranja idealna je za datoteke koje sadrže datume ili brojeve. Na primjer, ako imate fakture, račune, datirane događaje itd., Numerički sistem može olakšati ponovno lociranje sistema. Za ovu opciju možete uzeti u obzir i označavanje mjeseca i godine. Za one koji rade u okruženju koje koristi numeriranje za papire kao što su medicinski dosjei, zakonodavni dokumenti, sudski predmeti itd., Numeriranje je korisna metoda pretraživanja.
- Koristite ovaj sistem samo ako vam je ugodno pregledavati nekoliko brojeva i možete dohvatiti informacije s tih brojeva.
- Na karticama za podnošenje označite brojeve ili datume i organizujte ih na osnovu numerisane vrijednosti. Počnite s “1” i neka sljedeći brojevi povećaju vrijednost.
- Ako podnosite prijave sa mjesecima, počnite sa januarom i redom pređite na decembar. Koristit ćete razdjelnike odjeljaka za svaki mjesec.
Korak 4. Koristite kodiranje u boji
Ovo je odlično za kreativno podnošenje i posebno je učinkovito za one s dobrim vizualnim pamćenjem. Može pomoći u unakrsnom referenciranju različitih tema na osnovu kodiranja u boji. Možete obojati bilo koju od gore navedenih tehnika podnošenja. Takođe možete koristiti kombinaciju sistema organizovanja uparivanjem kodova boja sa drugim sistemom.
- Jedan od najjednostavnijih načina dodavanja boje vašoj ustaljenoj metodi punjenja je korištenje označivača. Paket markiranih proizvoda možete kupiti u bilo kojoj trgovini uredskog materijala.
- Drugi način implementacije kodiranja u boji je korištenje različitih fascikli u boji.
Korak 5. Koristite frekvencijski sistem
Ovo dobro funkcionira za stavke koje stalno koristite, ali ne bi trebao biti samostalan sistem. Mora se hraniti drugim sistemom, na primjer abecednim sistemom. Dodajte često korištene podatke u grupirani prostor u svom području za arhiviranje kako biste ih mogli brzo dohvatiti, na primjer na prednjoj strani ladice ormara.
Morat ćete paziti da ne postanete neorganizirani pomoću ovog sistema. Zadržavanje projekta na kojem trenutno radite nije uvijek garancija efikasne organizacije
Metoda 3 od 3: Održavanje organizovanog sistema
Korak 1. Odmah podnesite papire
Jedan od načina da se osigura efikasan rad vašeg dosijea je ulaganje papira dok ga obrađujete. Sistem arhiviranja neće raditi ako odložite podnošenje papira. Sticanje navike podnošenja papira pomoći će i vašoj produktivnosti i toku rada.
Korak 2. Ažurirajte svoj prostor
Svakih nekoliko mjeseci trebali biste proći kroz sistem arhiviranja i nakratko pregledati. Ne morate pregledati sve svoje radove kao što ste to učinili za početnu organizaciju. Provjerite sve datoteke i provjerite je li sve organizirano i na pravom mjestu.
Nakon prvih nekoliko mjeseci također možete razmisliti radi li sistem koji odaberete funkcionira za vas
Korak 3. Očistite svoj prostor
Jednom godišnje biste trebali čistiti svoj radni prostor. Možda imate neke datoteke koje redovno koristite, ali sada biste trebali pregledati ostale datoteke koje manje koristite. Otvorite datoteke koje manje koristite i pročitajte sve svoje dokumente da vidite ima li nepotrebne papirologije.
Izvadite sve datoteke i obrišite ormar za spise vlažnom krpom kako biste uklonili nakupinu prašine
Savjeti
- Ovi principi se mogu primijeniti i na računarske ili druge elektronske podneske.
- Koristite indeks za datoteke koje nisu postavljene po abecedi. Ovo bi trebalo biti abecedno raspoređeno tako da možete brzo pronaći datoteke u svakom slučaju. Stavite ovaj indeks ispred datoteke.
- Počnite tako što ćete pročistiti i sortirati gomile papira i upotrijebiti bilješke nakon objavljivanja za sortiranje u kategorije, a zatim potkategorije.
- Korisno je imati razne datoteke za stavke koje se ne uklapaju uredno nigdje drugdje.
