Abecedno arhiviranje osnovni je način organiziranja dokumenata koji vam omogućuje brzo pohranjivanje, pristup i upravljanje vašim ličnim i poslovnim datotekama
Primjenom abecednog arhiviranja u svom životu, osigurat ćete da su svi dokumenti zaštićeni i lako dostupni. Postoje mnoga pravila o tome kako arhivirati abecednim redom na engleskom kako bi se očuvao razuman sistem arhiviranja. Na sreću, jednostavno je započeti s novim dokumentima i ipak nije teška promjena ako trebate reorganizirati!
Koraci
1. dio od 2: Podnošenje abecednim redom
Korak 1. Odlučite se o abecednom sistemu koji ćete koristiti
Čak i nešto naizgled jednostavno poput abecednog podnošenja nudi nekoliko mogućnosti za izbor. Važno je da odaberete jedan sistem i da ga koristite dosljedno.
- Podnošenje slova po slovo razmatra svako slovo u svakoj riječi po redoslijedu pojavljivanja, zanemarujući razmake između riječi.
- Podnošenje riječi po riječ naručuje stavke na osnovu prvog slova svake riječi uzastopno.
- Dokumentacija po jedinici uzima u obzir svaku riječ, skraćenicu i početno, poredajući stavke prema njima. Općenito se preporučuje sistem jedinica po jedinica.
Korak 2. Grupisanje stavki
Kad budete imali sve stavke koje trebate podnijeti, odlučite kako želite grupirati datoteke. Možete odabrati format rječnika u kojem će sve datoteke biti poredane po abecednom redu, bez obzira na vrstu datoteke ili stavke koje sadrži. Možete koristiti i format enciklopedije u kojem su stavke grupirane prema vrsti ili predmetu, a zatim je svaka grupa abecedno raspoređena.
Ako morate podnijeti mnogo različitih vrsta stavki (recepti, poreski računi, pisma itd.), Onda bi moglo biti korisno upotrijebiti format enciklopedije. Prvo grupirajte stavke prema vrsti, a zatim abecednim redom stavke u svakoj grupi. Grupe držite odvojene razdjelnicima ili kodiranjem boja
Korak 3. Indeksirajte svoje datoteke
Indeksiranje je način postavljanja svakog dijela naslova u ispravnu jedinicu. Da biste indeksirali stavke prije nego što ih podnesete, morate raščlaniti elemente naziva svake stavke i stvoriti novo ime po abecednom redu, koje se može razlikovati od standardnog naziva. Na primjer:
- Pretpostavimo da imate sljedeće stavke za indeksiranje i arhiviranje: članak o jastrebovima pod naslovom „Noćno hranjenje šljunčara“, biografiju poznate stručnjakinje za javorjevku Jane A. Doe i promotivnu brošuru za izložbu aardvark Zoološkog vrta u Detroitu.
- Biografija Jane A. Doe bi bila indeksirana kao "Doe, Jane A.", budući da prezimena dolaze prva u podnesku. Bila bi podnesena pod slovom "D."
- Članak “Noćno hranjenje jabukovača” mogao bi se indeksirati kakav jest, ako odaberete grupiranje u stilu rječnika. Moglo bi se podnijeti pod slovom “N” (za “Noćno”), koristeći ovo grupiranje.
- Alternativno, mogli biste indeksirati "Noćno hranjenje šljukavaca" kao "Jastrebovce, noćno hranjenje". Ovo bi imalo smisla da koristite grupiranje u stilu enciklopedije, a ne samo unošenje stavki povezanih s jabukovim šipkom. Stavka bi tada bila podnesena pod “A.”
- Promotivna brošura mogla bi biti indeksirana kao "Aardvarks, eksponati (zoološki vrt Detroit)." To bi imalo smisla ako očekujete da ćete imati nekoliko materijala o eksponatima od aardvark-a, na primjer, možda ćete morati drugu stavku indeksirati kao "Aardvarks, eksponati (Toledo Zoološki vrt).”
- Alternativno, promotivna brošura mogla bi biti indeksirana kao “Detroit Zoo (izložba Aardvark).” Ovo bi moglo imati smisla ako očekujete da ćete imati nekoliko stavki vezanih za Detroit Zoo, ili ako želite koristiti grupiranje u stilu enciklopedije za slanje stavki prema geografski položaj.
Korak 4. Rasporedite datoteke po abecednom redu prema indeksiranom nazivu
Opće pravilo za podnošenje abecednim redom je slaganje stavki po redoslijedu od A (prvi) do Z (zadnji). Koristite sve specifičnije informacije za razlikovanje i naručivanje zasebnih stavki. Na primjer:
- Redoslijed vaših indeksiranih datoteka u prethodnom koraku mogao bi tada biti (ovisno o sistemu koji koristite): “Doe, Jane A.”, “Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)” i “Nocture Feeding of Aardvark” ILI “Aardvarks, eksponati (zoološki vrt u Detroitu), „Aardvarks, Nocturnal Feeding of“i „Doe, Jane A.“
- Datoteka za “Wallaby” dolazila bi nakon datoteke za “Emu”. Datoteka za “Kengur” pojavit će se između, a datoteka za “Aardvark” prije jedne za “Medvjeda” i jedne za “Emu”. Tako ćete dobiti sljedeći redoslijed datoteka: "Aardvark", "Bear", "Emu", "Kengur", "Wallaby."
- Ako ste zatim dodali datoteku za “Anteater”, ona bi se pojavila iza bilo koje datoteke za “Aardvark”. Budući da oboje počinje slovom „A“, morate pogledati drugo slovo svake riječi („N“i „A“, respektivno) kako biste odredili redoslijed, a zatim na osnovu toga rasporediti datoteke. Nova narudžba bi bila: "Aardvark", "Anteater", "Bear", "Emu", "Kengur", "Wallaby."
Korak 5. Označite mape datoteka
Da biste olakšali lociranje stavki, označite svaku mapu datoteke odgovarajućim indeksiranim imenom stavke (a) koje sadrži. Ovo će također olakšati uvođenje novih datoteka odgovarajućim redoslijedom.
- Stavite stavke u mapu koja je za njih određena.
- Možda će vam biti korisno i bojanje vaših datoteka bojama radi bolje upotrebljivosti. Na primjer, ako koristite grupiranje u stilu enciklopedije, dajte svakoj grupi zasebnu boju i označite svaku stavku/datoteku u svakoj grupi odgovarajućom bojom.
Korak 6. Dokumentirajte sistem indeksiranja i arhiviranja
Budite dosljedni svom sistemu indeksiranja i arhiviranja, šta god to bilo. Pobrinite se da svi koji imaju pristup datotekama znaju sistem. Na primjer, možete stvoriti i podijeliti dokument koji detaljno opisuje pravila vašeg sistema arhiviranja. To će pomoći svima da efikasno koriste sistem arhiviranja.
Korak 7. Pravilno unesite nove stavke
Postavite datoteke u ormarić na osnovu indeksiranih imena i abecednog reda, u skladu sa sistemom koji koristite. Po potrebi premjestite trenutne datoteke kako biste nove datoteke postavili na pravo mjesto.
Dio 2 od 2: Suočavanje sa posebnim slučajevima
Korak 1. Stavite stavke pod njihov značajni termin
Ponekad ima smisla arhivirati stavke na osnovu ključnih riječi, bez obzira na redoslijed pojavljivanja riječi u naslovu ili imenu. Ovo osigurava da se datoteka može indeksirati i locirati koristeći najlogičniji izraz. Na primjer
“First Bank of Chicago” mogla bi se indeksirati i podnijeti kao “Chicago, First Bank of”. “Chicago” je ključni izraz u ovom unosu, a ne “First” ili “Bank”, posebno ako možda imate druge stavke sa sličnim nazivima, poput “First Bank of Tulsa” ili “Chicago Bank and Trust”
Korak 2. Naručite imena prema prezimenu
Tipični standardi podnošenja preporučuju da se pojedinci indeksiraju prema prezimenu, jer se prezime smatra značajnim pojmom.
- Tako bi “Jane A. Doe” bila indeksirana i evidentirana kao “Doe, Jane A.”
- Na kraju stavite naslove (dr., Gospođa, major itd.). “Dr. Jane A. Doe”, na primjer, bila bi indeksirana i evidentirana kao„ Doe, Jane A., Dr.”
- Općenito, imena redoslijeda kako su napisana, slovo po slovo. Na primjer, "MacDonald" će doći prije "McDonalda". Slično, "D '", "L'," Le "," de "itd. Smatraju se dijelom naziva, a ne zasebnim jedinicama. Na primjer, naručite datoteke „Heinlein“, „Le Guin“„L’Engle“i „Wolfe“tim redoslijedom (a NE kao „L’Engle“, „Le Guin“, „Heinlein“, „Wolfe“).
- Uobičajeni izuzetak od ovih pravila o imenima je kada ime pojedinca čini dio naziva preduzeća ili organizacije. U tim slučajevima ime pojedinca tretirajte kao jedinice unutar naziva preduzeća. Na primjer, “Jane A. Doe Pest Control” će biti podnesena pod “J”, a NE indeksirana kao “Doe, Jane A. Pest Control”.
Korak 3. Zanemarite članke, veznike i prijedloge
Članci (kao što su "a", "an" i "the"), veznici (poput "i", "ali" i "ili") i prijedlozi (kao što su "za", "od" i „In“) se općenito preskaču prilikom indeksiranja i podnošenja po abecedi, jer se ne smatraju značajnim izrazima. To je slučaj čak i kada čine početak naziva stavke. Na primjer:
- “Istraga o praksi hranjenja emuom” podnijela bi se pod “E” za “Emu” (značajna riječ u naslovu ove stavke), umjesto “A” za “an”.
- “Doe and Smith Pest Control” će se podnijeti nakon “Doe, Jane A.” Oba indeksirana imena počinju s riječju "Doe", pa prelazite na sljedeći značajan izraz u svakom ("Smith" i "Jane") kako biste odredili redoslijed datoteka. Zanemarite riječ "i", jer nije značajna.
Korak 4. Tretirajte skraćenice kao da su napisane
Prilikom indeksiranja i arhiviranja stavki možete naići na skraćenice poput "Mfg." (za "proizvodnju") ili "Inc." (za “Incorporated”). Općenito, trebate indeksirati i arhivirati stavke kao da su ove skraćenice napisane, a ne samo kao nizove slova.
Na primjer, "Jane A. Doe Mining Company" bi se vodila nakon "Jane A. Doe Mfg."
Korak 5. Uobičajeno brojevi datoteka
Prilikom podnošenja stavki po abecedi, unutar naslova možete naići na brojeve. Uopšteno, brojevi datoteka su uobičajeni, a ne kao da su napisani. Brojevi se takođe unose pre slova.
- Na primjer, “3M Company” bi se podnijelo prije “100 odličnih poslovnih ideja” (budući da “3” dolazi prije “100”).
- “Velike poslovne ideje” i “Veliki poslovni lideri” će biti prijavljene nakon “100 odličnih poslovnih ideja”, budući da su brojevi poredani prije slova.
- Brojevi koji su već napisani tretiraju se kao riječi, a ne brojevi. Na primjer, podnesite stavke „100 odličnih poslovnih lidera“, „Velike poslovne ideje“i „Dvjesto odličnih poslovnih ideja“tim redoslijedom.
- Međutim, ako to služi vašim potrebama, možete napraviti iznimku i uvijek unijeti brojeve kao da su napisani.
Korak 6. Bavite se posebnim znakovima
Svi abecedni ili ne-numerički znakovi na koje naiđete prilikom indeksiranja i podnošenja stavki moraju se uzeti u obzir. Međutim, što učiniti s ovim likovima, ovisi o njihovoj vrsti:
- Interpunkcija (kao što su apostrofe, točke i zarezi) općenito se zanemaruje pri indeksiranju i arhiviranju stavki. Na primjer, podnesite “Washington's Best Coffee” i “Washington State Fair” tim redoslijedom.
- Dijakritičke oznake se tretiraju kao odgovarajuće slovo, bez dijakritičke oznake. Na primjer, zapišite „Éclair“kao „Eclair“, a „Über“kao „Uber“. Izuzetak od ovoga je kada podnosite zahtjev prema abecedi jezika koji koristi dijakritičke znakove, u tom slučaju trebate slijediti uobičajeni abecedni red tog jezika.
Korak 7. Koristite opće pravilo "ništa prije nečega" kada je potrebno
Općenito, razmaci (uključujući interpunkcijske znakove i druge elemente koji se preskaču) zanemaruju se prilikom podnošenja po abecedi. Međutim, u slučajevima kada stavke počinju na isti način, upotrijebite razmak ili pravilo "ništa prije nečega" da odredite redoslijed podnošenja.
- Na primjer, arhivirajte “North East Bank”, “North East Manufacturing” i “Northeast Bank” tim redoslijedom.
- Slično, "Doe, Jane A." će biti podnesena prije "Doe, Jane A., Dr."
Korak 8. Razlikujte datoteke prema detaljnijim podacima, ako je potrebno
U rjeđim slučajevima, abecedni podaci nisu dovoljni za određivanje redoslijeda datoteka. U tim slučajevima morate koristiti dodatne informacije za indeksiranje i naručivanje stavki. Označite ove dodatne informacije na odgovarajućim datotekama kako biste ih lakše razlikovali. Na primjer:
- Ako ste imali predmete za dvije različite osobe po imenu Jane A. Doe, mogli biste ih naručiti prema datumu rođenja. Dosje „Doe, Jane A. (r. 1853)“tako bi došao pred spis „Doe, Jane A. (r. 1967).
- Možete i naručiti artikle prema geografskom položaju kada trebate napraviti razliku. Ako imate dosjee za tri različite banke na tri različite lokacije, a svaka banka se zove „First United Bank and Trust“, mogli biste ih naručiti abecednim redom po redoslijedu „First United Bank and Trust (Georgia)“, „First United Bank i Trust (Oklahoma)”i“First United Bank and Trust (Južna Dakota)”.
- Slično, ako imate predmete za dva različita medvjeda ili vrstu medvjeda, razlikovali biste ih dalje, na osnovu vrste, geografskog položaja itd. Na primjer, možda imate datoteke na temu „Medvjed, smeđi“i „medvjed, grizli“(tim redoslijedom) ili datoteke na "Medvjedi (evropski)" i "Medvjedi (sjevernoamerički)" (tim redoslijedom).
Korak 9. Objavite izuzetke i posebna pravila
Uvjerite se da svi koji koriste vaše datoteke znaju za bilo kakve izuzetke od standardnih smjernica koji su uključeni u vaš sistem arhiviranja. To će pomoći da se osigura da svi mogu pravilno i efikasno koristiti sistem arhiviranja.