Organiziranje kabineta za podnošenje zahtjeva može biti teško, bilo da se radi o kućnom kabinetu ispunjenom plaćenim računima i poreznim podacima ili o radnom ormaru ispunjenom završenim projektima i fakturama. Organizirajte svoj ormar za spise tako što ćete se riješiti starih datoteka, pronaći sistem za arhiviranje koji vam odgovara i stalno ga održavati.
Koraci
1. dio od 4: Čišćenje starih dokumenata
Korak 1. Kupite ormar za spise ako ga nemate
Potražite ormar dobre kvalitete koji je dobre veličine za vaš dom ili ured unutar vašeg budžeta. Razmislite o vatrootpornom i vodootpornom ormariću u slučaju prirodnih katastrofa koje mogu zadesiti vaš dom. Paket takvih ormara nalazi se u lokalnim trgovinama, prodavaonicama namještaja, stolarskim radnjama i trgovačkim centrima.
Korak 2. Počnite pregledavati svoje datoteke
Ostavite po strani sve što je očito staro ili nepotrebno. Ostavite po strani:
- Računi za proizvode koje više ne posjedujete.
- Neželjena pošta
- Stari računi za usluge koje više ne koristite
- Poslovna pisma sa starog posla
- Marke koje vam više nisu potrebne
Korak 3. Nemojte se bojati riješiti se stvari
Iako su određeni dokumenti poput izvoda iz matične knjige rođenih i poreznih podataka očito važni, možda postoji neželjena pošta ili stare potvrde koje izgledaju važno, ali zapravo nisu. Razmišljajte o svakom dokumentu dok donosite odluku i razmislite da li bi on zaista mogao biti od koristi u budućnosti. Ako ne biste propustili da nestane godinu dana, vjerovatno je u redu izbaciti ga.
Korak 4. Budite oprezni pri bacanju stvari na posao
Prije nego što bilo što izbacite, pitajte svoje nadzornike jer bi to moglo biti važnije nego što mislite. Vaša kompanija takođe može imati politiku o tome koliko dugo stvari treba čuvati i kako ih treba odlagati.
Korak 5. Odlučite koje stvari treba zadržati
To će općenito ovisiti o tome koliko su novi ili korisni. Koristite diskreciju i razmislite hoće li dokumenti biti korisni ili potrebni u budućnosti. Ako su zaista važni, zadržite ih. Za porezne podatke, evidenciju osiguranja i vitalne dokumente, čuvajte ih u sljedećim vremenskim periodima:
- Čuvajte podatke o prijavi poreza 7 godina, kao i sve račune za stavke koje ste oduzeli od poreza. Porezna uprava može provjeriti svaki povrat do 6 godina nakon podnošenja poreza.
- Čuvajte evidenciju osiguranja, hipotekarne izvode i dokaz o dobrotvornim donacijama do tri godine.
- Čuvajte vrlo važne dokumente poput izvoda iz matične knjige rođenih i vjenčanih, karti socijalnog osiguranja, titulara, tapija i pasoša. Čuvajte ih i nikada ih se nemojte riješiti.
Korak 6. Uništite svaki dokument koji ste ostavili po strani
Izbacivanje nesegmentiranih dokumenata može ostaviti vaše lične podatke izložene svima koji ih vide. Čak i ako niste sigurni je li dokument osjetljiv, najbolje ga je uništiti jer može sadržavati adrese, datume rođenja ili druge podatke.
Korak 7. Isecite ili uništite digitalne medije
Mnogi gradovi i preduzeća imaće dana u kojima mještani ili zaposlenici mogu donijeti stare diskete, CD -ove ili tvrde diskove na uništavanje. Oni će se pobrinuti da se to uradi ispravno.
Dio 2 od 4: Organiziranje vaših važnih dokumenata
Korak 1. Počnite organizirati preostale datoteke
Pređite na pisaći ili veliki sto i organizirajte papire u gomile koje su vam logične i razumne. To će postati vaše pojedinačne datoteke. Napravite hrpe koje će vam pomoći da pronađete upravo ono što tražite. Razmotrite kategorije kućnih ormara kao što su:
- Komunalne usluge
- Automatski
- Medicinski
- Pet
- Posao
- Dom
- Porezi
- Finansije
Korak 2. Pitajte kolege za savjet o radnim ormarićima
Možda postoje posebne konvencije kompanije za organiziranje radova na vašem radnom mjestu. Ako nije, arhivirajte kronološki ili po abecedi. Pitajte uredne saradnike koji sistemi im najbolje odgovaraju.
Korak 3. Neka vaše kategorije budu jednostavne
Što precizirate, više datoteka ćete imati, što će značiti više nereda u vašem ormaru. Neka vaše glavne datoteke budu općenitije, a zatim organizirajte dokumente unutar njih.
Korak 4. Odlučite želite li organizirati prema imenu ili datumu
Nakon što sortirate svaki papir u njegovu ispravnu hrpu, počnite ih organizirati na način koji će ga olakšati pronalaženje.
- Za popise po abecednom redu, poput robnih marki na priznanicama, stavite stavke koje počinju s A na vrh snopa, radeći do Z.
- Za hronološke podneske, poput datuma poreskih prijava, postavite najnovije dokumente na vrh gomile, radeći prema najstarijim dokumentima na dnu.
Korak 5. Stavite svaki svoj niz u fasciklu
Stavite papire tako da dokument na vrhu snopa bude ispred fascikle. Ovo će zadržati dokumente istim redoslijedom u kojem ste ih organizirali.
Dio 3 od 4: Olakšavanje pronalaženja datoteka
Korak 1. Jasno označite svaku mapu
Uvjerite se da je natpis na kartici veliki, čitljiv i ima li smisla za vas i druge u vašoj kancelariji ili porodici. Za dodatnu jasnoću upotrijebite aparat za izradu etiketa.
Korak 2. Neka svaka ladica ima svoju kategoriju i jasno je označite
Podijelite svoje datoteke po ladicama na način koji vam odgovara, a svaka ladica sadrži zasebnu kategoriju. Svaka kategorija treba sadržavati povezane datoteke koje će vam pomoći da lakše pronađete stvari.
- Finansijske informacije, poput poreskih dokumenata, dosijea o ulaganjima i hipotekarnih izvještaja, mogu se staviti u jednu ladicu.
- Lični dokumenti, poput izvoda iz matične knjige rođenih, pasoša i medicinske dokumentacije, mogu se staviti u drugu ladicu.
- Upute za uporabu za različite stavke mogu ići u drugom.
Korak 3. Razmislite o upotrebi fascikli u boji
Ako memorirate odgovarajuću boju, bit će vam lakše pronaći vaše papire. Ako već imate fascikle sa manilom, dodajte im boju markerima ili markerima u boji. Oznake u boji mogu se suptilnije koristiti u istu svrhu.
Korak 4. Pomoću sistema boja stvorite potkategorije u svojim ladicama
Ladica s informativnim materijalima, na primjer, može se podijeliti u mape poput "Priručnika za elektroniku", "Priručnika za električne alate" i "Priručnika za čišćenje".
Korak 5. Promijenite sistem ako nema smisla
Nakon mjesec ili dva korištenja, nemojte se bojati promijeniti stvari koje vam ne odgovaraju. Premjestite različite datoteke naprijed ili razbijte kategorije koje je teško razlikovati. Upamtite da je vaš ormar za spise sistem za vas i da se mora prilagoditi toku vašeg rada.
Dio 4 od 4: Održavanje organizacije
Korak 1. Budite proaktivni da biste ostali organizirani
Odmah obratite pažnju na poštu i dokumente kada stignu, a nakon što ih riješite, podnesite ih odmah.
Korak 2. Postavite pristiglu poštu na svom kućnom ili uredskom stolu
Pregledajte svoju dolaznu poštu jednom dnevno. Na ovaj način nećete ništa izgubiti i neće se gomilati. Podnošenje dokumenata neće izgledati kao takav posao, nego se radi malo po malo.
Korak 3. Često reorganizujte svoj kabinet
Preporučuje se godišnja reorganizacija, a možete je i očistiti tromjesečno ako imate veliki broj datoteka. Glavni izvor nereda u ormarićima za arhiviranje su stari dokumenti koji vam više ne trebaju, pa po potrebi očistite i usitnite stare stvari.
Korak 4. Razmislite o pretvaranju nekih datoteka u digitalne medije
Što više dokumenata možete držati u digitalnom formatu, manje ćete fizičkog nereda imati u ormaru za spise. Dobri kandidati za skeniranje uključuju priznanice, dokaze o donaciji ili izvode iz banke. Neki su možda čak i već dostupni na internetu.
Korak 5. Napravite glavni dokument
U dokumentu objasnite kako funkcionira vaš sistem arhiviranja i gdje se stvari nalaze. U slučaju hitnog ili nepredviđenog problema, drugi će možda morati znati kako tražiti vaše datoteke.
Savjeti
- Držite svoje ormare za zaključavanje ako imate znatiželjnu djecu ili znatiželjne članove porodice.
- Ako imate problema s otvaranjem brave, pogledajte Kako odabrati bravu za ormare.
- Čuvajte vrlo osjetljive dokumente, poput izvoda iz matične knjige rođenih ili vlasničkih listova, u sef ili kutiju za dokumente otporne na vatru ako se brinete da ormar nije dovoljno siguran.
Upozorenja
- Ako živite u području sklonom zemljotresima, pričvrstite ormare pričvršćenim zidom. To će spriječiti njihovo padanje na osobu ili blokiranje vrata tijekom seizmičkog događaja.
- Pažljivo učitajte datoteke. Ako je gornja ladica puna, a ladice ispod nje prazne, može se prevrnuti.
