Papirne datoteke mogu biti bol, posebno ako se gomilaju na vašem stolu. Da biste bolje riješili svoje zalutale papire i račune, pokušajte sortirati sve svoje dokumente koji nisu podneseni. Zatim upotrijebite ormar za dokumente ili ladicu za sortiranje datoteka u različite mape. Ako želite potpuno ukloniti nered u uredu, možete prenijeti svoje dokumente na računar, wiki ili neki drugi sistem zasnovan na oblaku. S postavljenim osnovnim planom, možete bolje upravljati mnogim vrstama datoteka u svom uredskom prostoru!
Koraci
Metoda 1 od 3: Filtriranje kroz vaše dokumente
Korak 1. Odvojite dokumente koje morate podnijeti od onih koje još uvijek koristite
Kad počnete s organiziranjem papira, napravite hrpu onih koji su spremni za odlaganje i zasebnu hrpu za one koji trebaju ostati na vašem stolu. Nabavite organizator papira s 2 utora za svoj stol kako bi vaši dokumenti ostali organizirani čak i nakon početnog sortiranja i procesa podnošenja. Dokumente koje ćete koristiti držite u jednom utoru, a one koji su spremni za ulaganje u drugo mjesto.
Korak 2. Odaberite dan svake sedmice za podnošenje papirologije
Ne dozvolite da vam korpe novih dokumenata izmaknu kontroli; umjesto toga, odvojite dan ili dva za sortiranje i organiziranje datoteka. Ako ne radite s mnogo računa i dokumenata u svom radnom prostoru, možda će vam trebati samo 1 dan da obavite posao. Međutim, ako vaš posao uključuje mnogo papirologije, možda biste trebali izdvojiti 2-3 dana da sredite svoje neorganizirane dokumente.
Sortiranje datoteka svake sedmice čini organizacijski proces mnogo lakšim za upravljanje
Korak 3. Označite sve datoteke datumima izbacivanja kako biste spriječili nered
Prije podnošenja novih dokumenata, pažljivo proučite datum i sadržaj svake datoteke. Ako se dokument odnosi na tekući projekat ili neko drugo pitanje, napišite „u toku“na vrhu datoteke. Ako se u članku govori o dovršenom projektu, označite datoteku kao „dovršenu“. Osim toga, označite vrijeme kada datoteka više nije potrebna, a dokument se može usitniti ili reciklirati.
Ako brzo skenirate datoteke, ove oznake mogu vam pomoći da učinkovitije pronađete ispravnu datoteku
Korak 4. Reciklirajte sve nevažne dokumente umjesto da ih podnesete
Nemojte pretpostavljati da svaka datoteka zaslužuje mjesto u vašem ormaru ili ladici. Umjesto toga, ostavite sve nepotrebne dokumente u kanti za reciklažu. Ako vaše datoteke sadrže bilo kakve lične podatke, usitnite dokumente umjesto da ih reciklirate.
Izrežite sve datoteke s financijskim podacima i podacima o računu, vašim brojem socijalnog osiguranja ili drugim osjetljivim podacima
Metoda 2 od 3: Odabir sistema sortiranja
Korak 1. Odaberite fizički prostor za pohranu datoteka
Ispitajte izgled vašeg radnog prostora i razmislite koji bi sistem za arhiviranje najbolje funkcionirao. Ako imate ured, veliki ormar za spise mogao bi biti dobra opcija. Međutim, ako imate manji radni prostor, ladica ili kanta za arhivu možda bi logistički imala više smisla.
- Prilikom kupovine novog sistema za skladištenje pokušajte dati prednost kvaliteti nad cijenom.
- Bez obzira na vaš sistem arhiviranja, osjetljive dokumente stavite u sigurnu mapu.
Korak 2. Rasporedite svoje papire po datumu ako su vaše datoteke osjetljive na vrijeme
Odaberite organizacijski sistem koji ima najviše smisla za vaš poslovni ili poslovni prostor. Ako je vaš posao usmjeren na rokove, pokušajte naručiti svoje mape s najnovijim datumom ispred. Kako dani prolaze, nastavite s dodavanjem novih mapa i datoteka na prednju stranu ormara ili ladice.
- Na primjer, možete imati različite datoteke danima, sedmicama ili mjesecima.
- Na primjer, ako radite kao porezni savjetnik, imalo bi smisla podnijeti dokumentaciju vaših klijenata prema datumu.
- Ovaj sistem dobro funkcionira za pojedince koji rade sa materijalima osjetljivim na vrijeme.
Korak 3. Dizajnirajte sistem sortiranja baziran na kalendaru ako se bavite hronološkim datotekama
Ako imate posla s velikim brojem datoteka u svom uredskom prostoru, pokušajte dodati "škakljivi" sistem arhiviranja u svoje ormare i ladice. Slično kalendaru, sistem „škakljanja“koristi 12 velikih fascikli za predstavljanje svakog mjeseca, sa 28-31 podmapa koje prate svaku veliku fasciklu za svaki dan u mjesecu. Pokušajte koristiti ovu metodu ako imate posao orijentiran na datume.
- Na primjer, ako radite za izvoznu kompaniju, možda će biti lakše sortirati vaše datoteke po mjesecu i datumu umjesto po općoj kategoriji.
- Ovaj sistem je bolji za pojedince koji preferiraju konkretnu, numeričku organizaciju, za razliku od kodiranja bojama.
Korak 4. Sortirajte datoteke prema temama ako želite kategorizirati svoje radove
Odaberite različite kategorije za svoje mape, a zatim ih poredajte prema relevantnosti. Kada uređujete ormar ili ladicu za fascikle, fascikle s najvećom relevantnošću i važnošću postavite sprijeda. Nastavite s sortiranjem datoteka imajući to na umu kako biste imali lak pristup važnim dokumentima.
Na primjer, ako ste financijski savjetnik neke kompanije, bilo bi logičnije sortirati svoje dokumente prema važnosti i relevantnosti, poput "ulaganja", "platnih lista" i "poreza"
Korak 5. Odaberite nazive širokih kategorija za svoje datoteke
Nemojte koristiti dugačke, previše određene oznake za svoje mape. Umjesto toga, pokušajte odabrati opće, inkluzivne oznake, tako da vam kasnije neće biti teško sortirati nove datoteke. Ako želite stvoriti specifičniji sistem arhiviranja, pokušajte dodati podmape u svoj veći, općenitiji sistem arhiviranja.
Na primjer, "Izvještaji o troškovima za 3. april" ne bi bili dobra kategorija za opću mapu, jer je previše specifična. Umjesto toga, označite mapu kao „Izvještaje o troškovima“, koja je daleko otvorenija
Savjet:
Proizvođači naljepnica jednostavan su i efikasan način kategorizacije vaših datoteka.
Korak 6. Obojajte svoje dokumente bojama kako biste stvorili vizuelno privlačan sistem
Uložite u razne višebojne fascikle i naljepnice datoteka. Zatim dodijelite različite kategorije datoteka različitim bojama mapa i oznaka kako biste svoj dosje održavali dosljednim. Pokušajte koristiti iste boje i kategorije u svim ormarima i ladicama, tako da možete brzo i efikasno pristupiti različitim datotekama.
- Na primjer, označite svoje žute fascikle za dopisivanje putem e-pošte, crvene fascikle za obrasce vezane za porez i zelene fascikle za platne spiskove.
- Pokušajte koristiti sheme boja i oznake koje se lako pamte. Na primjer, zelena bi mogla biti odlična oznaka u boji za finansijske oblike, jer se zelena boja često povezuje s novcem.
- Ovaj sistem je najbolji za učenike vizuelnog karaktera.
Metoda 3 od 3: Primjena digitalnog pristupa
Korak 1. Skenirajte svoje papirnate datoteke kako biste ih digitalno pohranili
Kad god dodate novu datoteku u ormar ili ladicu, pomoću skenera prenesite digitalnu verziju datoteke na računalo. Ako trebate brzo pristupiti datoteci, imat ćete mnogo brže i lakše pretraživanje na svom stolnom računaru nego što ćete pregledavati kroz nekoliko mapa. Ako je čitav vaš dosije zasnovan na papiru, skenirajte i otpremite datoteke da biste napravili digitalnu rezervnu kopiju.
- Ne opterećujte se ako nemate digitalni sistem arhiviranja! Samo skenirajte i učitajte svoje datoteke po jednu mapu.
- Također možete skenirati datoteke pomoću određenih aplikacija za telefon.
Korak 2. Odaberite dosljedna imena za sve datoteke
Odaberite naljepnice za svoje digitalne dokumente kojima je lako pretraživati i pristupati. U idealnom slučaju, pokušajte da ove datoteke slijede njih dosljedno, poput datuma ili prezimena, jer će vam to olakšati sortiranje. Ako je potrebno, uključite sve relevantne lokacije, skupove podataka ili brojeve verzija u naslove svojih datoteka.
- Nemojte koristiti posebne znakove u naslovima datoteka jer ih računari ne mogu pravilno obraditi.
- Na primjer, označite svoj dokument kao 20031124 kada se pozivate na određeni datum poput 24. novembra 2003. godine.
Korak 3. Sortirajte svoje digitalne datoteke pomoću mapa i podmapa
Slično kao u ormaru za arhiviranje, koristite razne digitalne mape za spremanje i slaganje skeniranih dokumenata. Na radnoj površini stvorite i označite više mapa koje se odnose na vaše učitane datoteke. Ako želite koristiti specifičnije kategorije, stvorite nekoliko podmapa unutar svake veće mape. Nastavite petljati sa svojim digitalnim fasciklama sve dok ne pronađete sistem koji vam dobro funkcionira!
Na primjer, ako imate mapu pod nazivom „Porezi“, mogli biste stvoriti nekoliko podmapa za različite godine
Korak 4. Prenesite svoje dokumente na wiki kako bi im više ljudi moglo pristupiti
Ako vaš radni prostor ima više saradnje, stvorite internetsku wiki kojoj mogu pristupiti vaši suradnici i nadređeni. Nakon što se prijavite na wiki, upotrijebite odjeljak "toolbox" za pristup gumbu "upload file". Pomoću ove funkcije možete povezati svoj novootpremljeni dokument s raznim ljudima koji sada mogu pregledati i pristupiti datoteci.
Imajte na umu da svatko može uređivati datoteke na wikiju
Korak 5. Koristite softver zasnovan na oblaku za podnošenje dokumenata u pokretu
Preuzmite aplikaciju ili drugu digitalnu uslugu koja radi i na računarima i na mobilnim uređajima. Da biste svoje datoteke zadržali na jednom mjestu, koristite ovu uslugu za postavljanje slika svojih datoteka kako bi se mogle pohraniti u softver zasnovan na oblaku. Iako su neki programi besplatni, možda ćete morati platiti da biste dobili više prostora za pohranu.
