Izjava o radu (SOW) je dokument (i, obično, pravni ugovor) koji formalizira razumijevanje između izvođača i klijenta. Za svaki projekt, SOW navodi posebne usluge koje će se isporučiti (obično, podijeljene na zasebne zadatke koje treba izvršiti), vrijeme u kojem se ti zadaci i usluge trebaju izvršiti, te iznos i rokove plaćanja. Njegova osnovna svrha je poslužiti kao putokaz za projekt i dokumentirati očekivanja strana. To bi trebao biti jasan, jasan engleski opis „Zašto“, „Ko“, „Šta“, „Kako“, „Kada“, „Gdje“i „Koliko?“
Koraci
Metoda 1 od 2: Slijeđenje općih smjernica
Korak 1. Napišite SOW prije početka rada
SOW se obično stvara nakon završetka pregovora o ključnom ugovoru, ali prije početka bilo kakvog rada na projektu. Međutim, ponekad (posebno s vremenski osjetljivim projektima) pregovori se mogu nastaviti nakon što su radovi započeli, a SOW se ne finalizira sve dok se projekt dobro ne pokrene.
Korak 2. Istražite potreban format SOW
Ne postoji jedinstveni standardni SOW jer različite industrije i projekti imaju različite rezultate i tijek rada. Dobar SOW je prilagođeni SOW.
Korak 3. Ispravite to prvi put
Iako se sam izvorni SOW obično ne revidira, za izmjenu uslova SOW -a obično se koristi zasebni sporedni sporazum koji se naziva Nalog za izmjenu. Bilo bi dobro uključiti prazan obrazac za promjenu naloga u SOW. Imajte na umu da Nalozi za promjenu mogu povećati troškove projekta. Dobro napisan SOW može pomoći u smanjenju potrebe za Nalogom za promjenu. Nijedan klijent ne želi biti u poziciji u kojoj njegova ili njena očekivanja nisu dokumentirana, što može dovesti do kašnjenja, povećanja ukupnih troškova ili nezadovoljstva.
Metoda 2 od 2: Ovladavanje stilom i specifičnostima u SOW -ima
Korak 1. Uključite cilj
Ovaj odjeljak odgovara na pitanje "Zašto?" To je pregled projekta i njegovih ciljeva na visokom nivou. Opći opisi su prihvatljivi pri izradi ovog projekta iz „ptičje perspektive“, ali izbjegavajte jezik koji bi se mogao tumačiti na više načina. Budite jasni; opišite mjerljive i ostvarive ciljeve koji se realno mogu postići u navedenom vremenskom okviru.
Korak 2. Uključite diskusiju o opsegu
Ovaj odjeljak daje konačan iskaz (bez opcija ili alternativa) pitanja "Šta?" i kako?" Šta je posao? Kako će se to postići? Ili često ono što NIJE posao, a šta se NEĆE postići. Koje su pretpostavke? Koje se isporuke (stavke koje izvođač predstavlja klijentu na pregled i odobrenje) proizvode? Ono što se, osim isporučenih rezultata, mora dogoditi administrativno (upravljanje projektom) u smislu izvještavanja o napretku, praćenja vremena i druge komunikacije.
Korak 3. Dodajte lokaciju, ako je moguće
Ovaj opcionalni odjeljak opisuje gdje će se radovi izvoditi (ako je relevantno).
Korak 4. Uključite vremenski okvir
Ovaj opcionalni odjeljak navodi ukupno vrijeme dozvoljeno za završetak projekta, maksimalne naplative sate po vremenskom periodu i određeno vrijeme za formalne preglede ili druge prekretnice projekta.
Korak 5. Odredite raspored
Ovaj odjeljak navodi koje zadatke treba dovršiti do kojeg datuma/vremena i ko je odgovoran za to. Opisi zadataka i rezultata (prvenstveno isporučivih) trebali bi biti detaljni, nedvosmisleni i jasni kako bi ih bilo lako razumjeti. Osim rezultata, raspored može sadržavati unose za testiranje osiguranja kvalitete, testiranje potrošača i izvještaje o napretku.
- Iako bi raspored trebao biti specifičan, nemojte se fokusirati na “Kako” jer to može staviti previše prepreka pred uspješan završetak projekta. Dovoljan je osnovni opis potrebne metodologije koja će se koristiti.
- Raspored često uključuje detalje o kriterijima prihvatljivosti (za mjerenje kvalitete ishoda) i etape plaćanja (obično nakon prihvaćanja ključnih rezultata), iako se oni mogu opisati u drugom, zasebnom odjeljku.
Korak 6. Uključite odjeljak o prihvaćanju
Ovaj odjeljak opisuje mehanizam na koji će strane odrediti da li su proizvod ili usluga prihvatljivi. Kriteriji se mogu kretati od mjerljivih standarda kvaliteta do određenog broja testova, ali u svakom slučaju moraju biti podložni objektivnoj evaluaciji.
Korak 7. Odredite standarde
Ovaj odjeljak opisuje sve industrijske standarde koji moraju biti ispunjeni da bi se ispunio ugovor. Umjesto fizičkog reproduciranja industrijskih standarda u SOW -u, dovoljno je konkretno pozivanje na skup standarda.
Korak 8. Uključite sve zahtjeve radne snage
Ovaj odjeljak navodi sve posebne zahtjeve za radnom snagom, na primjer, broj zaposlenih koji rade na projektu, zahtjeve za obrazovanje (diplome ili certifikati).
Korak 9. Zabilježite cijenu
Ovaj odjeljak se bavi pitanjem "Koliko?" Je li plaćanje fiksna naknada? Kako rashodi/troškovi utječu? Da li će se plaćanje vršiti paušalno ili u ratama? Kakav je raspored plaćanja? Postoje li prekretnice u plaćanju?
Korak 10. Uključite sve pretpostavke
Većina projekata prožeta je raznim nepoznanicama, za koje strane moraju iznijeti različite pretpostavke. U suštini, pretpostavke su uvjeti za koje izvođač očekuje da će postojati kako bi dovršio projekt u skladu s odredbama ZOR -a. Na primjer, izvođač može pretpostaviti da će njegovim zaposlenicima biti odobren pristup računarskoj mreži klijenta kako bi instalirali isporučivi softver. Odeljak Pretpostavke treba identificirati što je više moguće takvih pretpostavki i postaviti plan za nepredviđene situacije ili posljedice u slučaju da bilo koja pretpostavka ne uspije.
Korak 11. Uključite parametre za upravljanje projektima
Ovaj odjeljak opisuje proces praćenja napretka projekta. Uključite stavke kao što su: Nedeljni sastanci, Redovni izveštaji o statusu, Redovni izveštaji o napretku i Sastanci tima za upravljanje projektima. Ovaj odjeljak je također dobro mjesto za opisivanje dodatnih obaveza koje mogu proizaći iz projekta, kao što su održavanje i popravak nakon početnog projektiranja i/ili instalacije.
Savjeti
- Ako je primjenjivo, obično je u interesu klijenta da zadrži dio konačne uplate dok se ne pokaže da svi isporučeni proizvodi rade zajedno.
- Općenito, dobro izrađen SOW ne bi se trebao pozivati na vanjske dokumente (osim industrijskih standarda).
- Obavezno zabilježite sva obećanja data tokom prodajnih planova i pregovora o ugovoru u vašem SOW -u prije nego što projekt počne.
- U detaljima rasporeda koristite jezik kalendara koji dopušta određenu fleksibilnost. Na primjer, „dva mjeseca nakon X, Q. A. testiranje će biti završeno”, a ne„ Dana 5. juna, Q. A. testiranje će biti završeno.” Ovo omogućava nesmetanom odvijanju projekta (bez izmjena naloga) ako dođe do kašnjenja u ranijem procesu.
- SOW se može označiti kao "Povjerljivo". Ako jeste, SOW bi trebao sadržavati kratki odjeljak koji opisuje posljedice (obično fiksne novčane kazne) za svako kršenje povjerljivosti.
