Organiziranje uredskih datoteka može biti težak zadatak, pogotovo ako imate velike količine datoteka i dokumenata, ali to ne mora biti bolan proces. Planiranje unaprijed i odlučivanje o sistemu datoteka može vam pomoći da svoje datoteke organizirate prema svom poslovanju i osigurate efikasnije pronalaženje važnih dokumenata. Nakon što svoje datoteke uredite, morate se držati dosljednog sistema da biste tako održavali datoteke.
Koraci
Metoda 1 od 3: Razvoj sistema
Korak 1. Kreirajte kategorije datoteka
Prva stvar koju trebate učiniti ako želite organizirati svoje datoteke je odlučiti koje ćete glavne kategorije koristiti za sortiranje. Različite vrste ureda imat će različite vrste kategorija, ali opći sistem je isti. Morate smisliti sistem koji sortira vaše datoteke na smislen način.
Na primjer, ako radite u odvjetničkom uredu i trebate organizirati klijentske datoteke, možete ih sortirati prema općim vrstama predmeta: parnični, ostavinski, korporativni, administrativni i drugi
Korak 2. Postavite potkategorije
Unutar svake pojedinačne kategorije možete biti precizniji razvijanjem liste potkategorija. Svaki pojedinačni papir koji treba podnijeti može se definirati s dva pojma - općom kategorijom, a zatim potkategorijom.
Na primjer, ako postavljate sistem evidentiranja finansijskih pitanja, možda imate opću kategoriju „Odlazna plaćanja“, a zatim postavite potkategorije prodavača, dobavljača, usluga, profesionalaca i administrativnih troškova
Korak 3. Koristite sistem za kodiranje boja
Ovo zvuči jednostavno, ali može biti vrlo učinkovit način za organiziranje datoteka za brzi pristup. Odlučite koliko ćete različitih kategorija imati u sistemu arhiviranja, a zatim upotrijebite toliko fascikli različitih boja.
Umjesto mapa koje su potpuno obojene, možete koristiti obične manila mape i nabaviti naljepnice u boji. Zatim možete pričvrstiti naljepnice na gornju karticu, na rub mape ili oboje radi veće vidljivosti
Korak 4. Označite datoteke
Svaki dosije u vašoj kancelariji sada ima jasno mesto. Morate jasno i uredno napisati oznaku na karticu svake fascikle kako biste znali gdje pripada. Oznaka u svakoj pojedinačnoj mapi trebala bi započeti općom kategorijom, a zatim je pratiti određena potkategorija. Na primjer, mapa koja sadrži evidenciju o uplatama vašim dobavljačima imala bi oznaku "Odlazna plaćanja / dobavljači".
- Nalepnice na svakoj datoteci treba štampati što urednije i doslednije. Vrlo lako možete kupiti softverske pakete koji će vam omogućiti oblikovanje naljepnica, pa ih možete upisivati i štampati pomoću računara.
- Ako svoje naljepnice štampate na računaru, trebali biste koristiti konzistentnu veličinu i stil fonta. Ako štampate ručno, pokušajte biti dosljedni i što uredniji.
Korak 5. Sortirajte datoteke abecednim redom
Kada se vaš sistem arhiviranja uspostavi i kada ste stvorili sve svoje mape, onda ih posložite. Opće mape trebate sortirati po abecedi. Unutar svake opće mape, sve podkategorije treba sortirati i po abecedi.
Možete odabrati da neke podatke sortirate prema datumu, a ne prema oznaci teme. Ako je tako, morat ćete sami odlučiti ima li smisla sortirati datoteke s najnovijim stavkama ispred i premjestiti na najstarije ili obrnuto
Korak 6. Ostavite nekoliko centimetara prostora u svakoj ladici
Kada uspostavljate svoj sistem arhiviranja, morate ostaviti prostor za rast datoteka. Kako vrijeme prolazi, nesumnjivo ćete primati sve više radova koje ćete dodati u svaku fasciklu. Ostavite prostor za proširenje datoteka. U suprotnom ćete kasnije imati težak zadatak premještanja cijelih odjeljaka ili ladica za datoteke kako biste napravili mjesta.
Metoda 2 od 3: Razvrstavanje neurednih datoteka
Korak 1. Prikupite sve materijale koji trebaju turpijanje
Ako počinjete s zbirkom radova koji nisu organizirani i koji su u neredu, morat ćete početi tako što ćete skupiti papire. Pronađite radno mjesto i sakupite sve u jednu hrpu. Tada ćete moći raditi na organiziranju.
Korak 2. Podijelite radove u dvije grupe za „radnju“i „podnošenje“
”Kao prvi korak, trebali biste napraviti fasciklu ili hrpu za sve što zahtijeva hitnu akciju. Ovi papiri ne bi trebali biti podneseni ili se možda ne sjećate da morate obaviti posao koji treba obaviti. Ostavite ovu mapu "radnja" na stranu da biste je uskoro riješili. Zatim nastavite s podnošenjem preostalih papira.
Organizirajte datoteku "akcija". Papire koje treba odmah riješiti treba razvrstati u manje grupe na osnovu posla koji trebate obaviti. Na primjer, postavite takve potkategorije kao što su poziv, pisanje, dostava i plaćanje
SAVJET STRUČNJAKA
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Korak 3. Uzmite svaki papir jednom
Dok prebirate po labavim papirima koje podnosite, donosite odluke o svakom od njih dok ga pregledavate. Uzmite papir, pročitajte ga, odlučite kojoj kategoriji i potkategoriji pripada u vašem sistemu arhiviranja, a zatim ga odložite. Rad na ovaj način pomoći će vam u dosljednosti u podnošenju i uštedjet će vam vrijeme baveći se svakom stavkom samo jednom.
Dok pregledavate svaku stavku, trebali biste utvrditi trebate li je uopće zadržati. Ako je papir nešto o čemu je već bilo riječi i nije nešto što trebate voditi kao evidenciju, razmislite o tome da ga odbacite, a ne da ga podnesete
Korak 4. Rasklopite svaku stavku
Većina papira koje imate vjerojatno će doći u prepisci i vjerovatno će biti u kovertama i presavijeni. Izvadite papire iz koverti, otvorite ih, a zatim arhivirajte. Umetanje svakog papira na ovaj način pomaže vašim fasciklama da se ravnomerno uklope u fioku za datoteke, bez ispupčenja na mestima gde se presavijeni papiri slažu.
- Odlučite trebate li zadržati koverte. U većini slučajeva koverte su nepotrebne i mogu se odbaciti. Međutim, ako vjerujete da će vam trebati dokaz o isporuci ili dokaz poštanskog žiga, kovertu morate spojiti spajanjem na papire i držati ih zajedno.
- Više papira treba spajati zajedno. To će spriječiti da se stvari razdvoje ili izgube. Spajalice su bolje od spajalica jer (a) se ujednačenije uklapaju u datoteke i (b) nemaju problem da skliznu.
Metoda 3 od 3: Održavanje datoteka
Korak 1. Koristite korpu „Datoteka“
Kada nova korespondencija uđe u vašu kancelariju ili kada se stvori nova papirologija, možda je nećete moći odmah podnijeti. Sve što trebate podnijeti trebate staviti na jedno mjesto da biste ga podnijeli kada budete u mogućnosti. Korpa na vašem stolu, sa oznakom "Datoteka", dobar je način da odložite ove papire dok ne budete spremni.
Korak 2. Odredite dosljedno vrijeme za rad na podnošenju
Ako možete, zakažite stalno vrijeme svakog dana ili sedmice u kojem možete raditi na podnošenju novih radova. Ako podnošenje zahtjeva postane redovan dio vaše rutine, veća je vjerojatnost da ćete to pratiti.
- Na primjer, možete izdvojiti posljednjih pola sata svakog dana za podnošenje dnevnih papira. Ako ovo nema dovoljno vremena, pokušajte podnijeti zahtjev dva puta dnevno, neposredno prije odlaska na ručak, a zatim neposredno prije odlaska na dan.
- Ključevi uspjeha su dosljednost i ponavljanje.
Korak 3. Uvjerite se da drugi koji imaju pristup datotekama razumiju sistem
Ako ste jedina osoba koja koristi vaše datoteke, tada biste lako mogli održavati redoslijed koji ste stvorili. Međutim, ako drugi ljudi trebaju koristiti papire u vašim datotekama, morate se pobrinuti da razumiju - i slijede - sistem koji ste stvorili. Postavljanje sistema arhiviranja nije od pomoći ako se papiri pogrešno arhiviraju i stave u pogrešne fascikle.
Možda bi bilo efikasnije i djelotvornije ako ponudite da nabavite sve što bi nekom drugom u vašoj kancelariji moglo zatrebati, a zatim zamolite ih da vam sve vrate. Tada možete biti sigurni da se sve ispravno refilira
Korak 4. Čuvajte vitalne dokumente na sigurnom mjestu
Možda će se neki posebni materijali morati držati na posebnim, posebnim mjestima. Na primjer, neke papire može biti potrebno držati u sefu ili u vatrostalnoj kutiji za zaključavanje. Možda ćete čak morati držati neke materijale izvan mjesta, u bankovnom sefu ili u advokatskoj kancelariji vaše kompanije.
Korak 5. Redovno pregledavajte svoje datoteke
Najmanje jednom godišnje, a po potrebi i češće, trebali biste odvojiti malo vremena za pregled datoteka. Svrha ovog pregleda je odlučiti postoje li papiri ili cijele mape koje se mogu odbaciti ili možda premjestiti u skladište izvan lokacije. Ako nešto više nikada neće biti potrebno, trebate ga odbaciti. Ako je to nešto što ne očekujete da ćete redovito koristiti, ali ćete ga možda morati čuvati kao evidenciju, trebate ga poslati u pohranu.
