Dopis ili dopis je poruka prilagođena određenoj publici da ih obavijesti o nečemu. Podsjetnici su opći uredski dokument, pa mogu pokriti različite teme i distribuirati se u papirnatim primjercima, faksom ili e -poštom. Općenito, formalnost vašeg dopisa ovisi o organizaciji u kojoj radite i pravnoj prirodi teme. Zapisnik o obnovi zgrade općenito ima namjeru obavijestiti stanare, zaposlenike, vlasnike ili radnike o neophodnoj obnovi koja će utjecati na njihovu okolinu. Saznajte kako napisati dopis za obnovu zgrada.
Koraci
Korak 1. Zatražite kopije prethodnih memoranduma
Možete osjetiti ton i formalnost vaše organizacije gledajući primjere prethodnih obavijesti. Zamolite svog nadređenog da dostavi samo one uzorke kojima su zadovoljni.
Korak 2. Nabavite kopije podataka za kontakt za sve one na koje ovaj dopis utiče
Morat ćete svakoj strani poslati kopiju, a može proći nekoliko dana ili tjedana da se dobiju sve potrebne adrese ili e -poruke.
Korak 3. Prikupite sve činjenice koje su neophodne za dokazivanje potrebe za renoviranjem zgrade
Ako je odbor za stanovanje ili stan donio prijedlog kojim se odobrava obnova, zatražite kopiju prijedloga kako biste ga mogli zatražiti ili distribuirati. Što je obnova veća, bit će vam potrebno više dokaza.
Korak 4. Odredite rokove
Za veća renoviranja možda ćete htjeti poslati dopis dosta unaprijed kako bi mogli napraviti potrebne smještaje. Ako je obnova u zadnji čas, odlučite se o datumu i vremenu kada će se to dogoditi, uključujući vrijeme za smještaj ljudi.
Korak 5. Napišite skicu svog dopisa
Bilo koje poslovno pisanje koristi se za uvjeravanje čitatelja u nešto. Pod naslovima napravite nacrt koji uključuje temu dopisa, opis, rokove i datume, dokaz i kontakt podatke za nastavak.
Korak 6. Strukturirajte svoj dopis
Koristite logotip i strukturu kompanije, ako će to biti dopis napravljen pod imenom kompanije. Slijede smjernice za oblikovanje bilješke:
- Stavite ime primatelja u gornji lijevi kut dokumenta za obradu teksta. To može biti općenito ili određeno ime, ali bi trebalo biti lako prepoznatljivo, tako da osoba zna da se dopis o obnovi zgrade odnosi na njih.
- Zatim upišite osobu, ljude ili kompaniju koja piše dopis. Ako pišete dopis za odjel ili kompaniju, možda ćete morati zatražiti odobrenje prije slanja dopisa pod tuđim imenom.
- Postavite datum ispod. Zapisnike treba pripremiti prilično brzo, jer obično traže od nekoga da na vrijeme nešto primijeti.
- Napišite temu dopisa o obnovi zgrade, koristeći najbolje moguće opisne riječi. Na primjer, umjesto da napišete "Predmet: Obnove zgrada", napišite "Popravak lifta, 30. augusta od 6 do 8 sati".
- Napišite tijelo poruke. Napišite svrhu, zašto je obnova neophodna, zašto obnova koristi čitatelju i potrebne dokaze, poput građevinskih propisa ili sigurnosnih pitanja. Budite direktni; pokušajte ne uključivati pisanje koje ne podržava vašu poruku.
Korak 7. Uključite oznake ili liste, ako je potrebno
Ljudi češće čitaju bilješke koje nisu blokovi teksta. Budući da su bilješke prilično neformalne, možete kreirati liste s oznakama ili koristiti podebljani tekst za isticanje određenog dijela roka ili svrhe obnove.
Korak 8. Uredite bilješku na 1 stranicu
Ako dajete bilješku velikom broju ljudi, najbolji način da osigurate da će je pročitati je da bude kratka. Ako je predugačak i svrha nije odmah jasna, mogu ga odložiti dok nemaju slobodnog vremena.
To ne vrijedi za pravne memorandume i neke dopise kompanija koji uključuju izvještaje o zgradama ili prijedloge odbora. Budite sigurni da znate koliko publika očekuje
Korak 9. Dokažite svoj dopis o pravopisnim i gramatičkim greškama
Ako vaše sposobnosti pisanja nisu jake, dajte ih nadređenom ili kolegi koji ih može urediti.
Korak 10. Potpišite pismo
Nakon što bude odobren, poželjet ćete ga potpisati i datirati kako bi bio službeni. Uključite svoje podatke za kontakt i podatke o kontaktu bilo koga kome mogu uputiti pitanja na dnu dopisa.
Korak 11. Uključite potrebne priloge
Odštampajte kopije dopisa i priloga za svaki od svojih kontakata. Spojite ih na bilješku prije nego što ih dostavite.
Korak 12. Dostavite svoj dopis na vrijeme
Ljudima će trebati vremena da naprave planove za vrijeme renoviranja, pa pokušajte doći do njih kada budu objavljene.
