Nekoliko stvari je važnije za uredno funkcioniranje ureda od dosijea koji funkcionira. Bez obzira da li jedini pristupate datotekama ili dijelite sa osobljem, sistem arhiviranja koji odaberete mora biti organiziran kako bi svi mogli pronaći ono što traže. Ako je sistem arhiviranja težak za korištenje, objesit ćete se na papire iz straha da ih ne izgubite u datotekama, a uskoro ćete imati hrpe papira koje pokrivaju vaš stol.
Koraci
Korak 1. Odlučite se o sistemu arhiviranja
Šta god da je, mora imati smisla, tako da ćete tačno znati gdje se svaki komad papira nalazi. Vaše opcije su:
- Abecedno. Ovaj sistem je najbolji kada će većina vaših datoteka biti imena klijenata, pacijenata ili kupaca.
- Predmet ili kategorija: Većina datotečnih sistema organizirana je prema predmetu ili kategoriji, što dobro funkcionira ako je ispravno postavljeno, ali može biti i najneugodnije kada nije.
- Numerički/hronološki. To je najbolje kada se vaše datoteke sastoje uglavnom od numeriranog ili datiranog materijala, poput narudžbenica ili računa.
Korak 2. Napunite ladice datoteka visećim fasciklama
Viseći fascikli nikada se neće ukloniti, služeći kao držači mjesta za koverte iz Manile koje ćete izvaditi iz ladice.
Korak 3. Razvrstajte svoje papire po gomilama po kategorijama
Ako gomila naraste više od centimetara ili dva, podijelite je u potkategorije. Ako je hrpa previše tanka, kombinirajte je s drugom hrpom i preimenujte. Nazivi hrpa trebali bi olakšati utvrđivanje u koju hrpu ulazi svaki komad papira.
Korak 4. Stavite svaku hrpu u manila mapu i jasno je označite
Najbolje je koristiti mape s karticama koje su u centru, a ne razmaknute jer datoteke izgledaju urednije.
Korak 5. Postavite manila mape u viseće fascikle
Za većinu datoteka, uobičajene viseće mape će funkcionirati, ali za debele datoteke ili datoteke koje ste morali podijeliti u potkategorije upotrijebite fascikle na dnu okvira. Mape možete naručiti kako god želite, ali većina ljudi u ovom trenutku koristi abecedni sistem.
Korak 6. Označite viseće fascikle istim imenima kao mapilske
Postavite sve plastične jezičke s lijeve strane fascikle, osim ako ne koristite bočni ormarić za datoteke. Za bočne datoteke, koje se kreću slijeva nadesno kada otvorite ladicu, a ne sprijeda prema natrag, postavite jezičke s desne strane.
Korak 7. Postavite zalihe visećih i manila fascikli blizu datoteka tako da možete lako dodati fasciklu ako se nađete na komadu papira koji ne pripada postojećoj fascikli
Izbjegavajte preuske ili pretanke fascikle. Možda ćete htjeti ponovno označiti fascikle i preraspodijeliti radove ako odlučite da morate ponovo kategorizirati.
Korak 8. Na kraju godine uklonite sve mape, označite svježe manila mape s istim nazivima kategorija i stavite ih u datoteke
Pregledajte stare fascikle da vidite da li nešto treba da se prenese u trenutne datoteke, a ostatak smestite u svoju arhivu.
Savjeti
Možda ćete doći u iskušenje da svoje datoteke označite bojom, koristite računar za štampanje oznaka datoteka ili na neki drugi način učinite datoteke privlačnijima. Međutim, kada morate napraviti promjenu, poput dodavanja jedne mape, bit ćete nesretni ako otkrijete da nemate odgovarajuće mape u boji ili morate ručno napisati oznaku datoteke. Najbolje je da stvari budu jednostavne
Upozorenja
- Nikada nemojte stvarati razne hrpe za ono što ne možete kategorizirati, jer će sve tamo završiti.
- Nakon što uspostavite sistem arhiviranja, morate nastaviti sa podnošenjem. Svaki dan odvojite vrijeme za uzimanje papira sa svog stola i njihovo arhiviranje. Odolite iskušenju da postavite duboku korpu za arhiviranje na svoje datoteke, jer ćete je samo popuniti i ona će postati druga datoteka.
